One moment please...
 
 
Exact Synergy Enterprise   
 

Aanmaken van e-mails met Word Merge

Menupaden

  • Klanten ? Overzichten ? Relaties? Zoeken
  • Klanten ? Overzichten ? Contactpersonen ? Zoeken
  • Klanten ? Overzichten ? Offertes ? Zoeken
  • HRM ? Overzichten ? Medewerkers ? Zoeken
  • Werkstroom ? Overzichten ? Verzoeken ? Zoeken
  • Documenten ? Invoer ? Invoer ? Document: Nieuw
  • Projecten ? Overzichten ? Zoeken ? Projecten

Introductie

Exact Word Merge biedt een scala aan verbeteringen ten opzicht van de mail merge functionaliteit. Het biedt gebruikers de mogelijkheid om brieven of e-mails te verzenden met het Word Merge proces. De Word Merge services draaien op de server en elk verzoek om een merge taak zal direct worden opgepikt en verwerkt. Om Word Merge te gebruiken dient u een Word Merge templatedocument aan te maken en daarnaast dient de optie Word Merge te zijn aangevinkt in de documentinstellingen. Voor meer informatie kunt u het document How-to: Aanmaken van Word Merge templates van Word Merge schema's en Documentinstellingen raadplegen.

Rollen en rechten

  • Om Word Merge te kunnen gebruiken zijn de functierechten 160 – Allows mail merge from resource search en 194 - Shows mail merge button in resource dossier benodigd. Gebruikers met de rollen General manager, HR, en HR assistant hebben dit functierecht.
  • Om Word Merge te kunnen gebruiken bij het zoeken naar relaties is het functierecht 200 - Allows to export account data from search results of 275 - Allows batch updates of accounts benodigd. Gebruikers met de rol Marketing manager hebben dit functierecht.

Opmerkingen:

  • Voor meer informatie over de functierechten kunt u gaan naar het menu Systeem à Inrichting à Beveiliging à Functierechten.
  • Voor meer informatie over de rollen kunt u gaan naar het menu Systeem à Inrichting à Beveiliging à Rollen.

Hoe maak ik een e-mail aan met Word Merge?

  1. Definieer de criteria op de betreffende pagina en klik op Tonen.
  2. Open de betreffende relatie, contactpersoon, verzoek of project en klik op Email maken. Of klik op Email maken op de Document: Nieuw pagina.
  3. Op de Templates pagina selecteert u de template die u wilt gebruiken.
  4. In de sectie Kopregel bij Onderwerp geeft u het onderwerp voor de e-mail op.
  5. Bij Bestandsnaam geeft u de naam op voor het Microsoft Word bestand dat wordt gegenereerd tijdens het Word Merge proces.
  6. Bij Van selecteert u het e-mailadres dat u als afzender wilt gebruiken.
  7. Bij Aan selecteert u de ontvanger van de e-mail.
  8. Wanneer u een kopie van de verzonden e-mail als document in Exact Synergy Enterprise wilt opslaan vinkt u de optie Kopie opslaan aan.
  9. In de sectie Bijlagen kunt u een document selecteren dat u als bijlage wilt toevoegen aan de e-mail.
  10. In de sectie Inhoud definieert u de velden die de gegevens bevatten die tijdens het aanmaken van de e-mail worden gebruikt.
    Opmerking: Een aantal velden zijn reeds standaard gevuld.
  11. Middels de link Bekijk template kunt u de geselecteerde template in MS Word bekijken.
  12. Klik op Verstuur email om het Word Merge proces te starten.
  13. Na het succesvol afronden van het proces wordt de melding "De email is verstuurd en opgeslagen in Synergy. Documentnummer: xx.xxx.xxx" getoond. Klik op de hyperlink om de Word Merge: Log pagina te openen. U kunt ook direct naar de Word Merge: Log pagina gaan om de status van het merge proces te bekijken. Voor meer informatie, zie Viewing Word Merge log report.
  14. Klik op Sluiten om de pagina te sluiten.

Hou rekening met:

  • Alle velden met  “!” zijn verplicht.
  • Afhankelijk van de instellingen van de template kan het mogelijk zijn dat niet alle velden zijn te wijzigen. Bijvoorbeeld het veld Onderwerp kan een standaard waarde bevatten. De instellingen bepalen tevens of het huidige merge proces de Reference number functie ondersteund. Voor meer informatie, zie Aanmaken en bewerken van Word Merge templates and Customizing and using Word Merge Reference number field.
  • De foutmelding "Fout: De email kon niet worden verstuurd." zal worden getoond als het proces niet werkt of langer duurt dan 30 seconden.  

Knoppen

Velden

Gerelateerde documenten

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 23.609.444
 Assortment:  Date: 24-07-2018
 Release: 249  Attachment:
 Disclaimer